2006年7月27日木曜日

DEVONthinkを使った情報管理

うちでは, 外部の公開されている情報 (調査やなんかで見た Web ページや PDF ファイルや画像やそんなもの) はすべて DEVONthink Pro という知識ベースに突っ込んである.


何が便利かといって, まぁ何も考えずに突っ込んでも後でいくらでも検索や分類ができるところか. MacOSX では Spotlight というデスクトップ検索ツールが頑張ってはいるんだけど, こういう特定の使い方に関してはなかなか適わないと思う.


とは言っても, DEVONthink を使うのもなかなか大変であった. 何しろ高機能だし, 汎用性が高いし. で, 今ではこうなっている.



  1. まず DVD サイズのディスク・イメージを作る. MacOSX ではこのディスク・イメージという奴は情報蓄積に大変便利なのである. このイメージいっぱいにデータが溜まったらDVD-Rとかに焼けばよい.


  2. で, このディスク・イメージに YYYY/yymm/yymmdd という形のフォルダを掘って, その日に get した情報はみんなそこにどんどん突っ込む. ただしソース・コードやソフトウェアは入れていない (これは別の場所). 圧縮されたものは解凍する. 特定のアプリケーションのドキュメント (.ppt とか) はできれば PDF 化しておく. これは MacOSX では簡単なんで...


    1. なんでとりあえず日付というメタ・データでインデキシングするかというと, これがいちばん自明なインデックスであることと, NoteTaker に書かれたジャーナルと突き合わせると「前にこんなことを調べたはずだけどその時はどうだったっけ」ということがすぐに分かるのである.




  3. DEVONthink からはこのディスク・イメージに対して, File | Index... するとファイルの実体はここに置いたまま, インデックスだけ DEVONthink 上に作ってくれる. 実体も DEVONthink に抱えさせてもいいんだけど, そうするとデータ量が増えたとき起動にものすごく時間がかかるのだ. 容量も際限なくなっちゃうし.


  4. いったん索引を作ってし まったら, ディスク・イメージの yymmdd にデータを追加するたびに, DEVONthink からその yymmdd に対して, File | Synchronize すればインデックスは更新される. yymmdd の下にあるデータ量は大したことないからインデキシングはすぐに終わる.


  5. DEVONthink では, いつでも簡単に全文検索ができる. PDF ファイルも最近はテキスト付きが多いし, MacOSX で簡単に作れる. それから簡単にフォルダ風の分類ができる. しかもファイル・システムとは違って, ひとつのファイルを複数の分類に入れることができる. だから何かの目的で get したものはその目的でグループ化しておけば, 後で使い回せる.


というわけで, 今の時点で約 3 年分, 4000 ファイルくらいがここに溜まっているわけだ.



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